உரிய காரணமின்றி, பத்திரங்களை நிலுவையில் வைக்கக் கூடாது என்பது உள்ளிட்ட 10 கட்டளைகள் சார் – பதிவாளர்களுக்கு பிறக்கப்பட்டுள்ளது. இது தொடர்பாக பதிவுத்துறை தலைவர் தினேஷ் பொன்ராஜ் ஆலிவர் பிறப்பித்துள்ள கட்டளைகள் வருமாறு:
பதிவுக்கு தாக்கல் செய்யப்படும் பத்திரத்தை , சார் – பதிவாளர் நிலுவையில் வைக்கும் போது, ‘ஸ்டார் 2.0 ‘ மென்பொருளில், ‘டிராப் டவுன் பாக்ஸ்’ என்ற பிரிவில், உரிய காரணத்தை பதிவிட வேண்டும்.
ஆவணதாரர் கோரிக்கை அடிப்படையில், ஒரு பத்திரம் நிலுவையில் வைக்கப்படும் நிகழ்வில், அதற்கான எழுத்துப்பூர்வ கடிதம் பெறப்பட்டு இருக்க வேண்டும்.
நிலுவையில் வைக்கப்படும் பத்திரங்கள் விஷயத்தில், 15 நாட்களுக்குள் முடிவு எட்டப்பட வேண்டும்.
பட்டாவின் உண்மை தன்மை சரிபார்ப்பு தேவைப்படும் நிகழ்வில், இணையதளம் வாயிலாக விபரங்களை சரிபார்த்து , பத்திரத்தை திருப்பித்தர வேண்டும்.
இணைய வழியில் பட்டா தகவல்களை சரிபார்க்கமுடியாத நிலையில், சம்பந்தப்பட்ட தாசில்தாருக்கு கடிதம் எழுதி உண்மை தன்மையை சரி பார்க்க வேண்டும்; இது தொடர்பான கடிதப் போக்குவரத்து பிரதிகளை, ஆவணதாரருக்கும் அனுப்ப வேண்டும்.
முடக்கம் செய்ய வேண்டிய நிலையில் உள்ள பத்திரங்களில், மதிப்பு நிர்ணயம், கட்டட களப்பணி போன்ற பணிகளை, 15 நாட்களுக்குள் முடித்து மேலதிகாரிக்கு அனுப்ப வேண்டும்.
முடக்கம் செய்ய வேண்டிய பத்திரம் தொடர்பான குறிப்புகள் வந்ததில் இருந்து, 15 நாட்களுக்குள், காரணம் காட்டக் கோரும் அறிவிப்பை, ஆவணதாரருக்கு பதிவு அஞ்சலில் அனுப்ப வேண்டும்.
கடிதம் அனுப்பி, 15 நாட்களில் ஆவணதாரரிடம் இருந்து உரிய பதில் வராத நிலையில், அந்த ஆவணம் முடக்கப்பட்டடதற்கான அறிவிப்பை
பிறப்பிக்கலாம்.
இதில் உரிய நடைமுறைகளை பின்பற்றி, மூன்று மாதங்களுக்குள் இறுதி முடிவு எடுக்க வேண்டும்.
மாவட்ட பதிவாளர் நிலையில் உள்ள சார் – பதிவாளர் அலுவலகங்களில், பொறுப்பு நிலையில் உள்ள சார் -பதிவாளர், உதவியாளர்கள், முடக்க
ஆவணம் குறித்த விபரங்களை காலம் தாழ்த்தாமல், உடனுக்குடன் மேலதிகாரிகளுக்கு அனுப்ப வேண்டும்.
இந்த வழிமுறைகளை பின்பற்றாத சார் பதிவாளர்கள், மாவட்ட பதிவாளர்கரள் மீது கடும் நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் எச்சரிக்கை விடுக்கப்பட்டுள்ளது.